Untuk makluman semua, Borang-borang Pentadbiran yang biasa digunakan seperti berikut:
BORANG ASAS
1. BORANG PERMOHONAN PERKHIDMATAN KOMPUTER - Staf yang baru lapor diri akan dibekalkan dengan borang ini. Setelah lengkap diisi perlu dimajukan kepada Unit Pentadbiran FTK, Encik Fadzly bin Nordin untuk diproses.
2. BORANG LAPORAN KEROSAKAN - Staf perlu mengisi borang ini sekiranya terdapat kerosakan di sekeliling bilik masing-masing dan maklumkan kepada Unit pentadbiran sekiranya terdapat kerosakan di luar kawasan bilik staf. Borang ini perlu dibuat salinan untuk simpanan masing-masing sebelum borang yang asal dimasukkan ke dalam pigeon hole yang telah disediakan yang ditempatkan di kawasan pigeon hole staf. Pigeon hole untuk borang kerosakan bernombor 43. Borang ini akan dikutip oleh PAP, Encik Ahmad Fitri bin Adam untuk diproses.
3.BORANG TEMPAHAN BUSINESS CARD - Setelah diisi, pemohon perlu mendapatkan tandatangan Dekan sebelum dimajukan sendiri kepada Pejabat Pendaftar (Encik Rahim bin Sulaiman, BPO).
4. BORANG TUNTUTAN BAYARAN RAWATAN KLINIK - Bagi staf baru buat kali pertama untuk claim perlu sertakan bersama-sama surat arahan penempatan di FTK dan surat terima kerja di UTeM. Untuk claim kedua dan seterusnya, staf hanya perlu lampirkan resit bersama-sama borang ini sahaja. Borang ini perlu dihantar sendiri kepada Pejabat Pendaftar (Puan Azurah binti Ahmad, BPO) selepas borang ini ditandatangani oleh Dekan.
5. BORANG TUNTUTAN BAYARAN RAWATAN PERGIGIAN - Prosesnya sama dengan nombor 4, tetapi claim hanya layak untuk RM 300 setahun dan resit claim tidak boleh melebihi RM 150.
6. BORANG PERMOHONAN CENDERAMATA - Perlu dilengkapkan dan dimajukan sendiri kepada Pejabat Canselori (Puan Yang Sarinah binti Mohd Talib, PPKK). Sekiranya staf memerlukan cenderamata FTK, staf perlu mengisi BORANG PERMOHONAN BARANG CENDERAMATA FTK SESI 2/2012 dan perlu dimajukan borang ini kepada Unit Kewangan FTK, Puan Haslina binti Abu.
BORANG KEDATANGAN
1. BORANG PENJELASAN KEHADIRAN - Staf yang hadir lewat / balik awal / tidak merekodkan kehadiran, perlu mengisi borang ini pada hari yang sama atau sehari selepas kejadian. Borang ini perlu dimajukan kepada Unit Pentadbiran FTK, Puan Laila Zahidah binti A. Rahman untuk dikemaskini selepas borang tersebut ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit.
2. BORANG PENGESAHAN SIJIL CUTI SAKIT - Sijil Cuti Sakit perlu dilekatkan pada Borang yang disediakan dan perlu ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit sebelum dimajukan kepada Unit Pentadbiran, Encik Fadzly bin Nordin.
3. BORANG PERMOHONAN KELUAR PEJABAT - Staf yang memohon untuk keluar pejabat semasa waktu bekerja perlu mengisi borang ini. Hanya layak untuk memohon 2 jam pelepasan dan dihadkan kepada 2 kali sebulan berganung kepada pertimbangan Ketua Jabatan/Ketua Unit. Staf yang telah diluluskan permohonannya, wajib scan masa keluar dari pejabat untuk tujuan rekod kehadiran (sekiranya pelepasan di waktu pagi, wajib scan masa hadir ke pejabat). Borang ini perlu dimajukan kepada Unit Pentadbiran FTK, Puan Laila Zahidah binti A. Rahman untuk dikemaskini.
4. BORANG PERMOHONAN CUTI TANPA REKOD (CTR) - Cuti ini hanya layak dimohon atas sebab-sebab tertentu (mohon rujuk borang tersebut). Untuk staf kontrak tidak layak untuk memohon cuti ini. Bagi staf kontrak yang mengikuti terlibat dengan sukan / aktiviti-aktiviti berkaitan, hanya perlu mengisi Borang Penjelasan Kehadiran dan dilampirkan bersama-sama surat yang berkaitan.
5. BORANG PERGERAKAN STAF - Borang ini perlu diisi oleh staf yang pergi kursus / taklimat / seminar / arahan bertugas semasa waktu pejabat dan yang berkaitan di luar kawasan UTeM sahaja. Sekiranya kursus / taklimat / seminar / arahan bertugas semasa waktu pejabat dalam kawasan UTeM, staf tidak perlu mengisi borang ini.
**Kepada staf yang EL (Cuti Kecemasan) perlu memaklumkan kepada Unit Pentadbiran,Encik Fadzly bin Nordin pada tarikh berkenaan. Staf boleh memohon Cuti Rehat sebelum pukul 12:00 malam. Tetapi dinasihatkan supaya permohonan Cuti Rehat dibuat lebih awal.
**Kepada staf yang ingin membatalkan cuti, staf tersebut perlu membuat surat sebab pembatalan dan dimajukan kepada Unit Pentadbiran FTK, Puan Laila Zahidah binti A. Rahman untuk dikemaskini tetapi Dalam Surat Permohonan Pembatalan Cuti staf perlu address kepada Puan Norma Hayati binti Hashim,BPSM untuk semakan pihak beliau.
BORANG TEMPAHAN
1. BORANG TEMPAHAN KENDERAAN FTK (innova) - Staf dimestikan membuat tempahan kenderaan menerusi online kepada Unit Pembangunan sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh kenderaan hendak digunakan. Sekiranya permohonan ditolak, staf layak membuat permohonan untuk kenderaan FTK. Kenderaan FTK hanya boleh digunakan sekiranya permohonan online ditolak, staf yang hendak menggunakan kenderaan hendaklah melebihi 3 orang, pemandu kenderaan ini terdiri daripada staf yang akan menggunakan kenderaan ini (bukan PAP ye). Borang permohonan ini perlu dilampirkan bersama-sama permohonan ditolak menerusi email dan surat arahan bertugas.
2. BORANG TEMPAHAN RUANG - Staf yang hendak membuat kelas ganti, seminar dll perlu mengisi borang ini dalam 3 salinan (mohon rujuk borang tersebut). Bagi tempahan ruang yang berkaitan dengan akademik (kelas ganti), staf perlu mendapatkan tandatangan KPP, Encik Azhar bin Mohd Salleh dan salinan perlu dihantar kepada PT/PO Akademik, Puan Noor Hafiza binti Othman. Bagi tempahan ruang selain daripada akademik (seminar/bengkel/dll), staf perlu mendapatkan tandatangan daripada Unit Pentadbiran, Puan Laila Zahidah binti A. Rahman dan salinan perlu dihantar kepada PT/PO Pentadbiran, Encik Fadzly bin Nordin.
3. BORANG TEMPAHAN RUANG, PERALATAN DAN MAKANAN - Borang ini khas untuk tempahan ruang bilik mesyuarat FTK (BM1/BM2/BM3/BM4). Borang ini hendaklah dilengkapkan dan disertakan bersama-sama surat panggilan mesyuarat atau surat/email yang berkaitan dan dimajukan kepada Unit Pentadbiran, Encik Fadzly bin Nordin. Suka diingatkan, tempahan peralatan (LCD/komputer riba/dll) adalah tanggungjawab pemohon. Pemohon perlu mengambil peralatan tersebut daripada Unit Kewangan dan memasangnya sendiri serta perlu dikembalikan semula kepada Unit Kewangan dalam keadaan yang baik dan mencukupi. Kebersihan dan susun atur kerusi dalam bilik mesyuarat yang digunakan adalah di bawah tanggungjawab pemohon.
BORANG PERMOHONAN LAWATAN LUAR NEGERI/NEGARA
1. BORANG TEMPAHAN TIKET KAPAL TERBANG - Staf perlu mengisi borang pada Bahagian A dan Bahagian B (mohon rujuk borang tersebut). Borang permohonan hendaklah dibuat 2 salinan. Borang yang telah diisi perlu dimajukan kepada Unit Pentadbiran, Encik Fadzly bin Nordin untuk diproses.
**Borang-borang lain yang jarang digunakan yang berkaitan dengan lawatan luar negeri/negara boleh rujuk kepada Unit Pentadbiran.
BORANG CPD
1. BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN - Staf perlu melengkapkan borang ini dan dihantar sendiri kepada Encik Sahhizam bin Maamin,BPSM selepas borang ini disahkan oleh Pegawai Penilai Pertama (PPP). Mata CPD akan dikemaskini oleh Penganjur selepas borang ini dihantar.
2. BORANG PENGESAHAN MATA CPD:
a) Borang Lawatan Rasmi/Penggiliran Kerja/Peminjaman
b) Borang Perkongsian Idea Bersama Mentor/Sesi Bersama Kaunselor
c) Borang Pengesahan Mata CPD Inovatif & Kreatif
d) Borang Tuntutan Mata CPD Sesi Pembentangan
e) Borang Pengesahan Mata CPD Bengkel Kerja
f) Borang Permohonan Mata CPD oleh Penganjur
g) Borang Permohonan Mata CPD oleh Individu
**Untuk borang a hingga borang e, staf perlu mendapatkan perakuan daripada PPP/Ketua PTj. Untuk borang f dan borang g, staf perlu mendapatkan Pengesahan daripada Pegawai Latihan PTj, Puan Laila Zahidah binti A. Rahman. Semua borang Pengesahan Mata CPD yang telah lengkap perlu dimajukan kepada Pegawai Latihan PTj untuk tindakan selanjutnya.
**Untuk makluman, staf perlu membayar denda sebanyak RM 2 sekiranya pinjaman kunci Pigeon Hole dan Bilik Pensyarah/Jurutera Pengajar melebihi 3 kali pinjaman. wang tersebut akan disalurkan kepada tabung PEKERTI.
Sekian. Terima kasih.
Hanya menjalankan tugas,
LAILA ZAHIDAH BINTI A.RAHMAN
PENOLONG PENDAFTAR
FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN
UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA, MELAKA
No comments:
Post a Comment